Die Digitalisierung von Personalakten erleichtert den Zugriff auf wichtige Mitarbeiterdokumente, reduziert den benötigten Platz für Papierakten und unterstützt eine strukturierte elektronische Personalverwaltung.

Verträge, Qualifikationen, Bewerbungsunterlagen und weitere Personaldokumente können digital erfasst, klassifiziert, indexiert und per Volltextsuche auffindbar gemacht werden.

Was ist bei der Digitalisierung von Personalakten zu beachten?

Personalakten enthalten häufig unterschiedliche Dokumentarten und Formate. Heftklammern, Folien, Bindungen und andere Bestandteile müssen vor dem Scannen entsprechend vorbereitet werden.

Je nach Aufbau des bestehenden Systems kann außerdem eine Klassifizierung der Dokumente sinnvoll sein – beispielsweise nach:

• Dienstverträgen
• Bewerbungsunterlagen
• Qualifikationen
• Zeugnissen
• Weiterbildungsnachweisen
• sonstigen Personalunterlagen

Da Personalakten besonders vertrauliche Informationen enthalten, muss die Digitalisierung professionell und entsprechend den geltenden Datenschutzanforderungen durchgeführt werden.

Wie unterstützt Docuboxx bei der Digitalisierung von Personalakten?

Docuboxx übernimmt die Digitalisierung Ihrer Personalakten als Komplettleistung – vom Transport über die Vorbereitung und das Scannen bis zur Datenaufbereitung.

Die Dokumente können nach Ihren Vorgaben klassifiziert und mit professioneller OCR-Texterkennung versehen werden. Dadurch lassen sich gesuchte Informationen schnell wiederfinden.

Die Aufbereitung der Daten kann an die Anforderungen Ihres HR- beziehungsweise Personalverwaltungssystems angepasst werden.

Ihre Vorteile:

• Vertraulicher Transport mit unserem eigenen Fuhrpark
• Vertrauliches Scannen in unseren Produktionsräumen
• Klassifizierung der Dokumente nach Ihren Vorgaben
• Volltextsuche durch professionelle OCR-Texterkennung
• Komprimierte Dateien für geringeren Speicherbedarf
• Einfacheres digitales Versenden und Weiterverarbeiten
• Auf Wunsch Rückgabe oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originale
• Digitalisierung in Tranchen möglich

Was kostet die Digitalisierung von Personalakten?

Die Kosten hängen insbesondere von der Anzahl der Akten, deren Struktur und Umfang sowie den Anforderungen des eingesetzten Personal- oder Dokumentenmanagementsystems ab.

Nach einem kostenlosen Beratungsgespräch erstellen wir ein individuelles Angebot. Bei größeren Beständen kann auf Wunsch eine Mengenschätzung vor Ort durchgeführt werden.