Die Digitalisierung von Bauakten ermöglicht Gemeinden einen schnelleren Zugriff auf bestehende Unterlagen und unterstützt die Einführung beziehungsweise Nutzung elektronischer Aktensysteme.

Was sind die Herausforderungen beim Scannen von Bauakten?

Bauakten gehören zu den anspruchsvolleren Dokumentenbeständen bei der Digitalisierung: Sie enthalten häufig zahlreiche geheftete oder geklammerte Seiten, unterschiedliche Papierformate, Zustellnachweise und großformatige Pläne. Hinzu kommen ältere oder bereits beschädigte Dokumente.

Eine professionelle Digitalisierung von Bauakten erfordert deshalb passende Scannertechnik, erfahrenes Personal und eine sorgfältige Dokumentenaufbereitung.

Besonders wichtig ist eine passende Indexierung. Die gescannten Bauakten sollen nicht irgendwie abgelegt, sondern in bestehende elektronischen Aktensystemen schnell importiert und gefunden werden können.

Eine weitere Herausforderung sind die entstehenden Datenmengen. Umfangreiche Bauakten enthalten viele Seiten. Werden zusätzlich OCR-Daten und großformatige Pläne digitalisiert, können sehr große Dateien entstehen.

Durch eine professionelle Datenkomprimierung lassen sich diese Datenmengen reduzieren. Das sorgt für einen geringeren Speicherbedarf und erleichtert das schnelle Öffnen und Arbeiten mit den digitalisierten Bauakten.

Auch die Papieroriginale müssen nach dem Scannen auf Wunsch wieder korrekt sortiert und in die ursprüngliche Reihenfolge gebracht werden.

Wie unterstützt Docuboxx Gemeinden bei der Digitalisierung von Bauakten?

Docuboxx übernimmt den gesamten Digitalisierungsprozess Ihrer Bauakten.

Wir holen die Unterlagen ab, bereiten sie auf, scannen die Dokumente und Pläne und bereiten die digitalen Daten entsprechend den Anforderungen Ihres elektronischen Aktensystems auf.

Auf Wunsch werden die Daten indexiert, mit OCR-Texterkennung versehen und intelligent komprimiert. Dadurch können auch umfangreiche Bauakten schnell digital aufgerufen werden.

Die Papieroriginale können anschließend korrekt sortiert zurückgeliefert oder auf Wunsch datenschutzkonform vernichtet werden.

Ihre Vorteile beim Scannen von Bauakten:

• Hohe Scanqualität durch CCD-Kameratechnologie
• Gute Kontrastdarstellung auch bei älteren Dokumenten
• Formate vom kleinen Beleg bis zum großformatigen Plan
• Planscans bis zu 152 cm Breite in einem Stück
• Volltextsuche durch professionelle OCR-Texterkennung
• Komprimierte Daten für geringeren Speicherbedarf
• Schnelles Öffnen und Anzeigen der digitalisierten Dokumente
• Indexierung nach Ihren Anforderungen
• Vorbereitung für den Import in elektronische Aktensysteme
• Digitalisierung in Tranchen möglich
• Auf Wunsch Rücksortierung und Rückgabe der Originalakten

Was kostet das Scannen von Bauakten?

Die Kosten für die Digitalisierung von Bauakten hängen unter anderem von der Anzahl der Akten, ihrem Aufbau, der Dokumentenmenge, den enthaltenen Formaten und den Anforderungen des eingesetzten elektronischen Aktensystems ab.

Bei größeren Beständen kann ein Docuboxx-Mitarbeiter die Anforderungen direkt vor Ort erfassen und eine Mengenschätzung durchführen. Anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot.