Archive scannen
Schneller Zugriff
Sicherheit
Platzsparend
Mobil verfügbar
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Platzsparend
Mobil verfügbar
Sie möchten Ihr Papierarchiv digitalisieren und schnell auf Ihre Dokumente zugreifen? Docuboxx scannt und digitalisiert analoge Archive, Akten, Baupläne und Mikrofilme und bereitet die Daten für Ihr digitales Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem auf.
Durch die Digitalisierung werden Ihre Dokumente schneller auffindbar, mobil verfügbar und besser vor Verlust und Beschädigung geschützt. Eine professionelle Indexierung und Volltexterkennung (OCR) ermöglichen es, gesuchte Informationen innerhalb weniger Sekunden zu finden.
Docuboxx übernimmt dabei den gesamten Prozess – von der Abholung und Vorbereitung der Unterlagen über das Scannen und die Indexierung bis zur Rückgabe oder datenschutzkonformen Vernichtung der Papierdokumente.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung von Archiven?
Ein digitales Archiv bietet gegenüber einem klassischen Papierarchiv zahlreiche Vorteile:
- Schneller Zugriff: Dokumente und Informationen lassen sich in Sekunden suchen und aufrufen.
- Volltextsuche: OCR-Texterkennung ermöglicht die Suche direkt im Inhalt der gescannten Dokumente.
- Mobile Verfügbarkeit: Digitalisierte Unterlagen können auch im Homeoffice oder unterwegs genutzt werden.
- Weniger Platzbedarf: Papierarchive benötigen keine umfangreichen Archivräume mehr.
- Mehr Sicherheit: Redundante Datensicherung schützt digitale Dokumente vor Verlust.
- Einfachere Zusammenarbeit: Dokumente können kontrolliert digital weitergegeben und gemeinsam bearbeitet werden.
- Optimierte Datenmengen: Professionelle Komprimierung sorgt für schnelle Ladezeiten und reduziert den benötigten Speicherplatz.
- Strukturierte Daten: Eine individuelle Indexierung erleichtert die Integration in bestehende Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme.
Wie sicher ist ein digitales Archiv?
Ein digitales Archiv kann durch geeignete Datensicherungs- und Speicherkonzepte deutlich besser gegen bestimmte Risiken geschützt werden als ein ausschließlich analoges Archiv. Redundante Sicherungen schützen beispielsweise vor Datenverlust durch technische Defekte.
Auch Risiken wie Feuer, Wasser oder die physische Beschädigung einzelner Papierdokumente lassen sich durch die Digitalisierung reduzieren.
Wichtig sind dabei eine professionelle Datenaufbereitung, sichere Übertragung und Speicherung sowie ein auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmtes Backup-Konzept.
Projektablauf
Wie digitalisiert Docuboxx Ihr analoges Archiv?
Docuboxx bietet ein Rundum-sorglos-Paket für die Digitalisierung Ihrer Archive.
1. Beratung und Anforderungsanalyse
In einem kostenlosen Beratungsgespräch klären wir Ihre Anforderungen, die Beschaffenheit des Archivs, die gewünschte Indexierung und die Anforderungen Ihres bestehenden Archiv- oder Dokumentenmanagementsystems.
Auf dieser Grundlage erstellen wir ein individuelles Angebot.
2. Abholung und Transport
Auf Wunsch holen wir Ihre Unterlagen direkt bei Ihnen ab. Der Transport erfolgt mit unserem eigenen Fuhrpark.
3. Vorbereitung und Scannen
Die Papierunterlagen werden für die Digitalisierung vorbereitet und mit geeigneter Scannertechnologie digitalisiert – vom kleinen Dokument bis zum großformatigen Plan.
4. OCR und Indexierung
Die gescannten Dokumente können mit professioneller OCR-Texterkennung versehen und nach Ihren Vorgaben indexiert werden. Dadurch werden die digitalen Dokumente strukturiert auffindbar und können für den Import in bestehende Systeme vorbereitet werden.
5. Datenkomprimierung und Aufbereitung
Gerade bei umfangreichen Archiven entstehen durch hohe Seitenzahlen, OCR-Daten und großformatige Pläne schnell große Datenmengen. Docuboxx komprimiert die Daten so, dass sie möglichst wenig Speicherplatz benötigen und trotzdem schnell geöffnet und gelesen werden können.
6. Rückgabe oder Vernichtung der Originale
Nach Abschluss der Digitalisierung können die Papierunterlagen auf Wunsch wieder korrekt sortiert retourniert oder datenschutzkonform vernichtet werden.
Anwendungsbeispiele
Welche Archive und Dokumente digitalisiert Docuboxx?
Docuboxx digitalisiert unterschiedliche Arten von Papier- und Mikrofilmarchiven, darunter:
